Persónuverndaráætlun

Grunnskólanum í Hveragerði er annt um friðhelgi einstaklinga og tekur persónuvernd mjög alvarlega. Skólinn leggur mikla áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf. Í þessari persónuverndaryfirlýsingu má sjá hvaða persónuupplýsingum Grunnskólinn í Hveragerði safnar um einstaklinga og í hvaða tilgangi. Þá má hér finna upplýsingar um aðra viðtakendur upplýsinganna og hvað þær eru geymdar lengi. Auk þess má hér finna upplýsingar um á hvaða grundvelli skólinn safnar persónuupplýsingum, hvaða réttinda einstaklingar njóta og fleiri mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

Um hverja safnar Grunnskólinn í Hveragerði persónuupplýsingum?

Til að geta starfað með eðlilegum hætti og sinnt skyldum sínum verður Grunnskólinn í Hveragerði að safna og vinna með persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar sem skólinn hefur undir höndum geta verið um nemendur, foreldra, forráðamenn, starfsmenn, viðsemjendur og aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.

Hvaða persónuupplýsingum safnar skólinn?

Grunnskólinn í Hveragerði safnar ólíkum persónuupplýsingum eftir því hvaða hóp einstaklinga er um að ræða. Undir öllum kringumstæðum leitast skólinn við að safna einungis þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.

Skólinn safnar nauðsynlegum upplýsingum um nemendur eins og nafni, kennitölu, heimilisfangi og símanúmeri. Einnig heldur skólinn utan um upplýsingar um viðveru þeirra og framvindu í námi. Í ákveðnum tilvikum þarf skólinn að auki að safna viðkvæmum persónuupplýsingum, til dæmis upplýsingum um heilsufar nemenda. Þá safnar skólinn nauðsynlegum tengiliðaupplýsingum um foreldra.

Grunnskólinn í Hveragerði safnar nauðsynlegum upplýsingum um starfsfólk eins og nafni, kennitölu, heimilisfangi, símanúmeri og bankaupplýsingum. Einnig heldur skólinn utan um viðveru starfsmanna. Þegar starfsmenn skila inn læknisvottorði þá er það vistað hjá launafulltrúa og í persónumöppu starfsmanns. Þá þarf skólinn að halda til haga nauðsynlegum tengiliðaupplýsingum, svo sem nafni og netfangi, um viðsemjendur og aðra þriðju aðila.

Grunnskólinn í Hveragerði safnar einnig myndefni úr eftirlitsmyndavélum þar sem finna má persónuupplýsingar.

Af hverju safnar Grunnskólinn í Hveragerði persónuupplýsingum?

Undir flestum kringumstæðum safnar Grunnskólinn í Hveragerði persónuupplýsingum í þeim tilgangi að uppfylla lagaskyldu sem á skólanum hvílir, aðallega skyldu samkvæmt lögum um grunnskóla nr. 91/2008. Í ákveðnum tilvikum þarf skólinn að vinna með persónuupplýsingar, til dæmis um starfsmenn og viðsemjendur, til að hægt sé að efna samning við viðkomandi aðila. Myndefni úr eftirlitsmyndavélum er safnað í öryggisskyni.

Lagagrundvöllur fyrir vinnslu persónuupplýsinga

Grunnskólinn í Hveragerði safnar og vinnur persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli:

-Til að uppfylla lagaskyldu sem á skólanum hvílir.

-Til að uppfylla samningsskyldu, til dæmis við starfsfólk og viðsemjendur.

-Samþykki einstaklinga, til dæmis í tengslum við myndatöku og myndbirtingar í skólanum.

-Til að gæta að lögmætum hagsmunum skólans, til dæmis eftirlitsmyndavélar í öryggis- og eignavörsluskyni.

Hve lengi geymir Grunnskólinn í Hveragerði persónuupplýsingar?

Grunnskólinn í Hveragerði er afhendingarskyldur aðili samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Vegna þess er skólanum óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali sem fellur undir gildissvið þeirra laga nema með heimild þjóðskjalavarðar. Almennt eru þær persónuupplýsingar sem Grunnskólinn í Hveragerði vinnur afhentar Þjóðskjalasafni að þrjátíu árum liðnum.

Frá hverjum safnar Grunnskólinn í Hveragerði persónuupplýsingum?

Grunnskólinn í Hveragerði safnar persónuupplýsingum beint frá þeim aðila sem upplýsingarnar varða. Skólinn safnar einnig í ákveðnum tilvikum upplýsingum frá þriðju aðilum, til dæmis frá foreldrum/forráðamönnum, Þjóðskrá eða heilbrigðisstofnunum. Þegar upplýsinga er aflað frá þriðja aðila reynir skólinn eftir fremsta megni að upplýsa viðkomandi einstakling um það.

Hvenær miðlar Grunnskólinn í Hveragerði persónuupplýsingum til þriðju aðila og af hverju?

Grunnskólinn í Hveragerði miðlar persónuupplýsingum til þriðju aðila sem eru ráðnir af skólanum til að vinna fyrir fram ákveðna vinnu, svo sem þjónustuveitendur og verktakar. Í þeim tilfellum gerir Grunnskólinn í Hveragerði vinnslusamning við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum skólans um meðferð persónuupplýsinga og er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt ber honum skylda til að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti.

Í öðrum tilvikum getur einnig verið nauðsynlegt fyrir skólann að miðla persónuupplýsingum til þriðju aðila, til dæmis þegar skylda stendur til þess samkvæmt lögum, svo sem Ríkisskattstjóra vegna launaútreikninga starfsmanna.

Flutningur persónuupplýsinga út fyrir Evrópska efnahagssvæðið

Grunnskólanum í Hveragerði er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. Skólinn gerir það ekki undir neinum kringumstæðum nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

Öryggi upplýsinganna

Grunnskólinn í Hveragerði leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það meðal annars í sér að aðeins þeir starfsmenn hafa aðgang að persónuupplýsingum sem þess þurfa starfs síns vegna.

Auk þess stuðlar skólinn að aukinni vitundarvakningu hjá starfsmönnum með reglulegri þjálfun og fræðslu um hvernig gæta skal að öryggi persónuupplýsinga.

Réttindi einstaklinga

Hafi einstaklingar veitt samþykki fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga eiga þeir rétt samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 að afturkalla samþykki sitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykki var afturkallað. Þá njóta þeir einnig annarra réttinda, svo sem réttar til að vera upplýstir um vinnslu, réttar til aðgangs að gögnum, réttar til að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, réttar til að persónuupplýsingum verði eytt, réttar til að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar um þá og réttar til að flytja eigin upplýsingar. Hafa skal í huga að réttindi einstaklinga eru ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum.

Persónuverndarfulltrúi

Karl Hrannar Sigurðsson er persónuverndarfulltrúi Hveragerðisbæjar. Persónuverndarfulltrúi er annan miðvikudag í hverjum mánuði með fasta viðveru á bæjarskrifstofu Hveragerðisbæjar milli kl. 09:30 og 11:00.

Starfsfólk getur bókað tíma með persónuverndarfulltrúa, eða haft samband hvenær sem er, með því að hringja í síma 546-4040 eða senda tölvupóst á netfangið karl@landlogmenn.is

Réttur til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd

Dragi einstaklingar í efa að Grunnskólinn í Hveragerði meðhöndli persónuupplýsingar þeirra í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 hafa þeir rétt til að senda erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).